Nieuws

Scrum: Sprint Retrospectives (deel 2)

Het is al weer even geleden dat ik je beloofd heb om meer te schrijven over de Retrospective. Als dit het eerste artikel is dat je hier leest over de Retrospective, dan is het eerste artikel een aanrader: http://www.seven-stars.nl/nieuws/verdieping-scrum-de-retrospective/.

Ik werk altijd volgens de standaard opzet voor de Retrospective, zoals deze wordt beschreven in het boek ‘Agile Retrospectives: Making Good Teams Great’ van Esther Derby en Diana Larsen. Deze opzet helpt mij (en het team) gestructureerd bezig te zijn met de Retrospective. Voor de volledigheid nogmaals de opzet (bij een Retrospective van anderhalf uur).

Retrospective.JPG

In dit artikel werk ik een Retrospective voor je uit. Het uitgewerkte scenario is er één dat ik in een nieuw team vaak kies: ik kies voor behoudende werkvormen, zodat iedereen rustig kan wennen aan een gestructureerde Retrospective. Let er op dat je niet te strak volgens de werkvormen werkt. Ik heb deze neiging nogal en dit werkt niet bij elk team. Ik kies er voor om werkvormen voor te bereiden, maar de Retrospective uit te voeren aan de hand van een wat informeler ingericht slide deck.

1. Beklim het podium

Een fijne werkvorm om een Retrospective met nieuwe mensen te beginnen is ‘ESVP’. Elk teamlid kiest van onderstaande beschrijvingen degene die het best bij hem/haar past en licht dit toe:

  • Explorer: ik ben er op uit om nieuwe ideeën en inzichten te ontdekken.
  • Shopper: ik bekijk alle beschikbare informatie en ben blij met één nuttig idee of inzicht.
  • Vacationer: ik ben niet inhoudelijk geïnteresseerd. Ik vind het wel lekker om even uit de dagelijkse sleur te zijn.
  • Prisoner: ik voel mij gedwongen aanwezig te zijn. Ik zou liever met iets anders bezig zijn.

Is de meerderheid Vacationer? Dit zegt iets over het dagelijks werk. Ik zou er eens een complete Retrospective aan wijden. Als er Prisoners zijn, maak ik duidelijk dat ze óf meedoen (geen Prisoner willen blijven) óf vertrekken (anders blokkeren ze het proces).

2. Verzamel gegevens

Met de werkvorm ‘Triple Nickels’ verzamel je gegevens door in stilte te brainstormen. Je bepaalt vooraf een onderwerp waarover je gegevens wilt verzamelen. Elk teamlid krijgt een A4-tje waarop hij/zij ideeën opschrijft. Elke 5 minuten geef je het A4-tje door naar een volgend teamlid, dat vervolgens alleen maar mag uitbreiden op de ideeën van het doorgegeven A4-tje. Je gaat door tot de A4-tjes weer bij de eigenaar terug zijn en laat elk teamlid het resultaat voorlezen. Je kunt vervolgens per teamlid kort vragen stellen over het resultaat, zoals  ‘ben je verrast?’ of ‘wat mis je?’.

3. Genereer inzicht

Een spannende werkvorm (zeker voor ‘nerds’) is ‘Five Why’s’. Deze werkvorm voer je uit in groepjes van maximaal 4 personen. Het idee van deze werkvorm is dat je aan de hand van de informatie die je hebt verzameld per teamlid een ‘waarom’ vraag bedenkt. Deze vraag stel je aan een ander teamlid. Op basis van het gegeven antwoord stel je opnieuw een ‘waarom’ vraag, tot je 5 van deze vragen hebt gesteld. Door middel van doorvragen voorkom je gewoonte gestuurd en ontdek je de onderliggende oorzaken/redenen van het onderwerp. Tenslotte sluit je plenair af het het delen van ontdekkingen.

4. Beslis wat te doen

Dit is de fase waarin het resultaat van de Retrospective wordt bereikt. Vaak is bij onvoorbereide Retrospectives dit de enige fase die bewust wordt gevolgd. Het grote verschil met een onvoorbereide Retrospective is dat deze fase nu snel kan worden doorlopen. Je hebt al inzichten verzameld en hoeft alleen nog maar te kiezen waarmee je daadwerkelijk iets gaat doen. Vaak kies ik voor de werkvorm ‘Short Subjects’. De groep brainstormt kort over ideeën voor acties t.a.v. gevonden inzichten. Om de brainstorm in goede banen te leiden, kies je een manier voor het categoriseren van acties. Je kunt bijvoorbeeld denken aan ‘Mad/Sad/Glad’ of ‘Prouds/Sorries’ (namen wijzen zichzelf). Er mogen maximaal 3 acties uit de Retrospective komen. Poker eventueel om zonder veel discussie de prioriteit te bepalen.

5. Sluit de Retrospective af

Dit is de Retrospective van de Retrospective. Deze fase is vooral van belang voor jou als Scrum Master. Je kunt ervan leren wat je een volgende keer kunt doen om de Retrospective nog beter te faciliteren. Een heel snelle werkvorm is ‘Feedback Door – Smilies’. Op de deur van de vergaderruimte plak je een A4-tje met drie smileys (tevreden ‘:)’, neutraal ‘:|’ en ontevreden ‘:(‘). Bij het verlaten van de vergaderruimte zet elk teamlid een kruisje bij de passende smiley. Het nadeel van deze werkvorm is dat je weinig feedback krijgt. Als je graag iets meer wilt dan enkel kruisjes, kun je bij de deur gaan staan en elk teamlid een korte (!) toelichting vragen. Het is natuurlijk van groot belang dat je de input uit deze fase meeneemt in je voorbereiding voor de volgende Retrospective ;) …

Tot slot

Ik hoop dat je met deze informatie kunt werken aan constructieve Retrospectives. Mocht je vragen en/of opmerkingen hebben, dan ben ik natuurlijk altijd bereid met je in gesprek te gaan!

PS. Ken je de beschreven opzet voor de Retrospective al, maar vind je het lastig om steeds weer een interessante Retrospective te houden? Kijk dan eens op de Retr-O-Mat website: http://www.plans-for-retrospectives.com/ (je eigen geniale ideeën zijn hier overigens ook van harte welkom!).

Bert Loedeman

Scrum Master

 

Snel naar...