Nieuws

Verdieping Scrum: de Retrospective

Ben je bekend bent met Scrum en/of Agile en heb je behoefte aan wat verdieping? Lees dan vooral verder!  Beginner en nog niet zo bekend met Scrum? Begin dan met ‘De Scrumgids.

Seven Stars collega Bert Loedeman is Scrum Master en neemt je mee naar de laatste gebeurtenis van de Sprint: de Retrospective.

De theoretische Retrospective

"Een Scrum Sprint wordt ondersteund door een aantal gebeurtenissen. De Sprint Retrospective is de laatste gebeurtenis van de Sprint. Tijdens de Retrospective kijkt het Scrum Team naar het eigen functioneren. Het Scrum Team maakt op basis van de bevindingen een plan dat leidt tot verbetering in de volgende Sprint. Zelfreflectie en zelfsturing is de basis van Scrum.

De Retrospective wordt met een time-box beperkt. Bij een Sprint van een maand duurt de Retrospective maximaal drie uur. Ik werk meestal met een Sprint van drie weken, waarbij wordt gewerkt met een time-box van anderhalf uur.

Tijdens de Retrospective is het complete Scrum Team aanwezig. Het Scrum Team bestaat uit de Scrum Master (facilitator), het ontwikkelteam en de Product Owner.

De problematische Retrospective

Het idee van de Retrospective is fantastisch. Zelfreflectie leidt tot verbetering. In theorie zijn de teamleden daarom blij dat ze mogen meedoen aan de Retrospective. In de praktijk blijkt dit vaak niet het geval te zijn.

De meest gegeven feedback met betrekking tot de Retrospective is dat deze niet erg interessant (lees: saai) is. Vaak wordt een aantal standaardvragen afgewerkt, waarna een top verbeterpunt wordt gekozen. Voorbeelden van standaardvragen zijn:

  • Voorbeeld 1:
    • Wat ging goed tijdens de Sprint?
    • Wat kan beter in de volgende Sprint?
  • Voorbeeld 2:
    • Start met uitvoeren
    • Stop met uitvoeren
    • Ga door met uitvoeren

Als een team nog maar kort bij elkaar is, wordt de ‘standaard’ Retrospective meestal netjes uitgevoerd. Ik heb echter al een aantal keren meegemaakt dat een team na een aantal Sprints de Retrospective ‘is vergeten’ of dat er teveel stress ontstaat waardoor de ‘zinloze’ Retrospective zelfs definitief wordt afgeschaft.

Het grote probleem bij het sjoemelen of stoppen met de Retrospective is dat er niet langer wordt gewerkt aan zelfreflectie. Scrum wordt hierdoor ontdaan van zijn solide basis. Maar: wordt bij een ‘standaard’ Retrospective nog wel aan zelfreflectie gedaan? Ik kan mij niet aan de indruk onttrekken dat er soms sprake is van een verspilling van kostbare tijd: er is totaal geen commitment bij de teamleden en daardoor is er weinig daadwerkelijk resultaat.

Ik ga daarom met je op zoek naar de ideale Retrospective: de Retrospective die de theorie in de praktijk brengt.

De ideale Retrospective

Helaas, die ene ideale Retrospective bestaat niet. Door je wat extra voor te bereiden kun je echter wel een constructieve Retrospective realiseren voor je Scrum Team. Je zult merken dat bij een constructieve sfeer het commitment zal toenemen. Dit resulteert daadwerkelijk in meetbare resultaten.

Hoe ziet de voorbereiding van een constructieve Retrospective eruit? In het boek ‘Agile Retrospectives: Making Good Teams Great’ van Esther Derby en Diana Larsen wordt een standaard opzet besproken voor het uitvoeren van een Agile Retrospective. Deze opzet is van vitaal belang voor een Retrospective. De opzet ziet er als volgt uit (ik ga uit van een Retrospective van anderhalf uur).

#

Omschrijving (NL)

Omschrijving (EN)

# %

# min.

1

Beklim het podium

Set the stage

5 %

4,5 min.

2

Verzamel gegevens

Gather data

40 %

36 min.

3

Genereer inzicht

Generate insights

20 %

18 min.

4

Beslis wat te doen

Decide what to do

15 %

13,5 min.

5

Sluit de Retrospective af

Close the Retrospective

10 %

9 min.

 

 

 

 

 

 

Wisseltijd

Shuffle time

10 %

9 min.

 

Totaal

 

100 %

90 min.

De onderdelen 1 tot en met 5 komen in elke Retrospective aan bod. Hierbij is het mogelijk om per onderdeel een werkvorm te kiezen. Een aantal van deze werkvormen wordt duidelijk uitgewerkt in het boek. Je bent echter volledig vrij in de keuze van je werkvorm. Er is per werkvorm slechts één doel: bereik het doel van het onderdeel dat je ermee invult.

Ik zal de onderdelen kort voor je uitwerken:

  1. Beklim het podium / Set the stage Dit is wellicht het belangrijkste onderdeel van de Retrospective. Tijdens dit onderdeel verwelkom je je teamleden en leg je het doel van de Retrospective uit. Je kunt hierbij de uitkomst van de vorige Retrospective betrekken. Veel belangrijker is echter dat je er voor zorgt dat elk teamlid ten minste één zin heeft gesproken. Het idee hierbij: teamleden die actief spreken tijdens de start van de bijeenkomst zullen blijven spreken.
  2. Verzamel gegevens / Gather data Tijdens dit onderdeel stimuleer je de herinnering van de teamleden. Op allerlei manieren kun je zorgen dat er een beeld ontstaat van de afgelopen Sprint vanuit diverse oogpunten. Uiteraard kun je bepalen op welke aspecten de nadruk zal liggen.
  3. Genereer inzicht / Generate insights Met de bij het vorige onderdeel verzamelde gegevens kun je aan het werk. Je ontdekt patronen in de verzamelde gegevens. Het benoemen van deze patronen zorgt voor een bewustwordingsproces.
  4. Beslis wat te doen / Decide what to do Met de ontdekte patronen kun je verbetering doorvoeren in de volgende Sprint. Ik kies er vaak voor om de teamleden de patronen die kunnen worden verbeterd te laten prioriteren. Afhankelijk van de zwaarte van de geprioriteerde patronen laat je het team tenminste één, maar liefst niet meer dan drie patronen kiezen die in de volgende Sprint worden aangepakt.
  5. Sluit de Retrospective af / Close the Retrospective Tijdens dit korte onderdeel bedank je iedereen voor zijn/haar inzet. Zelf doe ik altijd een korte Retrospective over de Retrospective. Houd er rekening mee dat het Scrum Team van je verwacht dat je met deze feedback iets doet ;) ...

In een aantal gevallen kan een werkvorm voor meerdere onderdelen worden gebruikt (bijv. een werkvorm die het verzamelen van gegevens combineert met het genereren van inzicht). De wisseltijd wordt ingepland om rustig te kunnen switchen van onderdeel en om een korte pauze te kunnen inlassen.

De uitgewerkte Retrospective

Natuurlijk hoop ik dat je met deze informatie kunt werken aan constructieve Retrospectives. Er is dit keer geen ruimte om een daadwerkelijke uitwerking te geven van een constructieve Retrospective. Deze houd je tegoed voor een volgend item. Dus: wordt vervolgd!"

Bert Loedeman, Scrum Master

Wil je sparren over Scrum in het algemeen, de constructieve Retrospective in het bijzonder of een ander aan Scrum gerelateerd onderwerp? Neem contact met ons op!

Snel naar...